Mission de la commission du Personnel
MISSIONS DE LA COMMISSION
La CDP est une émanation du Conseil d’Administration validée par la FDFR46.
Elle a pour rôle d’aider à la gestion collective du personnel salarié de la structure.
Elle se saisit de toute affaire impliquant le personnel et/ou qui mettrait en péril le bon fonctionnement des activités de l’association.
Elle n’a pas vocation à traiter des affaires courantes de management sauf s’il s’agit de fautes relevant d’éventuelles sanctions disciplinaires.
COMPOSITION ET FONCTIONNEMENT
1°) COMPOSITION
La CDP est composée au minimum de 7 membres de l’association, bénévoles volontaires pour y participer. Les membres du Bureau y siègent de plein droit (sauf refus de leur part). Le personnel salarié ne fait pas partie intégrante des membres de la CDP. Cependant, les salariés peuvent avoir un rôle consultatif et participer aux travaux de la commission, en raison de leur implication (rôle, compétences spécifiques…) dans un sujet à l’ordre du jour ou pour être entendus sur des faits survenus à l’occasion de leur activité. Les salariés ne prennent pas part aux décisions.
2°) FONCTIONNEMENT
La CDP se réunit une fois tous les deux mois, le premier mercredi, sur invitation transmise par e-mail à chaque membre et selon un ordre du jour arrêté au plus tard 4 jours avant la réunion. Le planning fixé est indicatif, la commission pouvant en cas de besoin se réunir à toute autre date cooptée par ses membres, notamment en cas d’urgence. En revanche, elle ne peut manquer de se réunir plus de deux fois consécutives. Les réunions peuvent se dérouler en présentiel et/ou en distanciel (visio conférence) à la demande dès lors que le quorum est atteint.
L’organisation des réunions et les débats de la commission sont dirigés par la référente RH, et en cas d’absence par une autre coprésidente. L’ordre du jour comporte a minima (et s’il y a lieu) • la validation du compte rendu1 des travaux de la précédente réunion, • les modifications éventuelles de sa composition (entrées, sorties), • les mouvements de personnel récents et à venir, • les besoins en personnel et l’étude des demandes d’embauche • toute situation impactant le bon fonctionnement des équipes de salariés et/ou de bénévoles.
Chaque membre de la commission (ou du conseil d’administration) peut demander l’inscription de questions à l’ordre du jour et transmettre le(s) éventuels document(s) à étudier. Le cas échéant, la présence du(des) salarié(s) concerné(s) par cette inscription est organisée. Dans l’éventualité où des questions non inscrites à l’ordre du jour devaient être débattues, elles seraient reportées automatiquement à la prochaine réunion, sauf urgence manifeste emportant leur étude exceptionnelle par la réunion en cours.
Les discussions au sein de la commission aboutissent majoritairement à un consensus. En cas de vote, les décisions sont arrêtées à la majorité des votants.
Les travaux de la commission font l’objet d’un compte rendu, rédigé par la référente RH ou par tout autre membre choisi en début de réunion et transmis aux membres au plus tard avec la convocation de la réunion suivante. Ils font également l’objet d’un report au Conseil d’Administration.
3°) POUVOIR DISCIPLINAIRE DE LA COMMISSION
En cas de fait fautif imputable à un salarié et justifiant éventuellement l’application d’une sanction disciplinaire, l’avis de la CDP est sollicité.
La commission se réunit au plus tôt, en procédure d’urgence (en présentiel et/ou en distanciel) et convoque le salarié en entretien préalable. Elle entend le salarié individuellement et éventuellement assisté d’un membre du personnel de son choix et lui indique la sanction qu’elle envisage à son endroit.
En règle générale, le salarié ne peut refuser de se présenter devant la commission qui l’a convoqué, sauf en cas d’empêchement réel et sérieux. Un report de l’entretien préalable peut être demandé :
– à l’initiative du salarié : la commission n’est pas tenue de l’accepter. Si le salarié ne se présente pas à l’entretien, elle peut choisir de poursuivre la procédure disciplinaire et de lui notifier la sanction après un délai de 2 jours ouvrables. Si la commission accepte le report, le délai de notification de la sanction court à compter de la nouvelle date de l’entretien préalable,
– très exceptionnellement à l’initiative de l’employeur : le délai de notification de la sanction court alors de la première date d’entretien préalable.
La commission arrête sa décision qui est notifiée au salarié par la présidence de l’association. La convocation à l’entretien et la notification de la sanction doivent être faites par lettre recommandée ou remises en main propre contre décharge. La sanction ne peut intervenir moins de deux jours ouvrables2 , ni plus d’un mois après le jour fixé pour l’entretien (sauf pour l’avertissement ou le blâme). Le salarié est informé par écrit de la nature et des motifs de la sanction prononcée à son égard.
Un même fait fautif ne peut pas faire l’objet de plusieurs sanctions disciplinaires. Seule la réitération du comportement fautif du salarié permet à la commission de prononcer une autre sanction, motivée cette fois par les nouveaux faits commis.
En cas de pluralité de fautes commises par un salarié et même si les faits sont de nature différente, la commission ne peut prendre plusieurs sanctions successives adaptées au degré de gravité des différentes fautes. Elle ne prend qu’une seule sanction disciplinaire adaptée au comportement global du salarié, en faisant attention au délai de notification de la sanction.